Manajemen Content Web Dengan Kanban Untuk Seorang Publisher
Content Management Dengan Kanban
Salah satu hambatan bagi seorang single publisher paruh waktu adalah dalam mengatur waktu. Ada banyak website yang harus dimaintain sementara waktu sangat terbatas. Jika tidak ada perencanaan yang baik maka bisa menjadi tidak produktif. Bagi full time publisher biasanya tidak memiliki kendala ini, karena waktu kerja mereka sama dengan waktu kerja orang-orang lain. Tapi bagi part timer, waktu yang terbatas membuatnya harus pintar-pintar dalam manajemen content (tulisan) web.
Saya membaca beberapa waktu lalu tentang Project Management dengan tools Scrum dan Kanban. Orang software house pasti mengenal istilah tersebut, tetapi bagi yang tidak memiki basic IT mungkin asing. Scrum atau Kanban adalah salah satu teknik manajemen proyek agile yang ekstrim dibandingkan dengan manajemen proyek pada umumnya. Di tulisan sini saya akan bahas cara Kanban saja, karena aturannya sangat simpel dibandingkan dengan Scrum. Jadi Kanban ini akan saya gunakan untuk mengatur ritme dalam publish content.
Kanban asalnya dari Toyota Production System (TPS) yaitu sebuah kartu untuk mengatur dan menandai pergerakan barang. Disini saya adaptasi kartu tersebut untuk menandai pergerakan content. Prinsipnya adalah Just-In-Time, barang atau content bergerak jika dibutuhkan dan ruang yang ditinggalkan akan menjadi kosong, dan harus diisi dengan barang atau atau dalam tulisan ini content lainnya.
Aturan Main Kanban
Lihat gambar di atas. Tidak ada aturan pasti untuk jumlah kolom, kolom disini menandai dengan tahapan proses (kalau di kanban TPS bisa dianggap juga sebagai lokasi atau work center). Sesuaikan dengan proses yang terjadi dan biasanya tergantung jumlah tim. Nah aturan mainnya ada pada pengaturan pergerakan kartu.
Warna kartu sebagai visualisasi. Kanban itu sendiri diciptakan seorang eksekutif Toyota bernama Taiichi Ohno untuk mempermudah pemahaman terhadap kondisi pabrik dengan visualisasi. Informasi progress suatu proyek atau operasional yang disimpan di file tidak cukup kuat menjadi visualisai, biasanya dorongan untuk perform juga kurang kuat. Nah disini saya membuat contoh kartu kanban dengan tiga warna saja :
- Warna kuning : penanda pekerjaan untuk website Rumor Kamera
- Warna biru : adalah kanban untuk website blog pribadi ini
- Warna merah : adalah kanban untuk website Investasi Emas
Kartu kanban Contoh di atas saya bagi menjadi 4 kolom.
- Back Log : ini digunakan sebagai tempat menaruh kartu-kartu ide atau pekerjaan yang belum selesai.
- To Do : kolom ini saya gunakan sebagai tempat kartu-kartu kanban yang siap untuk di progress, bisa dikatakan ini adalah urutan yang sudah menjadi prioritas. Angka 2 menandakan kapasitasnya = 2, artinya tidak boleh menambah di kolom To Do sampai jika sudah terisi maksimal yaitu 2. Angka ini bebas.
- In Progress : adalah pekerjaan yang sedang dilakukan sesuai yang tertera pada kartu. Angka 2 juga menandakan kapasitas, maksimum hanya boleh mengerjakan 2 pekerjaan. Angka ini juga bebas diset berapa, sebaiknya sesuai kapasitas kita.
- Published : artinya kolom untuk meletakkan kartu dimana contentnya sudah di publish.
Aturan mainnya sangat simple. Saat masuk waktu yang kita sediakan untuk menulis content, maka fokuslah pada kolom In Progress hingga pekerjaan selesai. Jangan menambah kartu melebihi kapasitas yang sudah kita jadikan komitmen. Setelah satu pekerjaan selesai, maka ada ruang kosong di kolom In Progress, ambil 1 kartu dari kolom To Do.
Setelah itu pasti akan ada satu ruang kosong di kolom To Do. Ambil satu kartu back log yang kira-kira akan menjadi prioritas berikutnya dan letakkan di To Do.
Sementara itu di waktu-waktu senggang di luar waktu yang dikhususkan untuk menulis content web, cari ide-ide yang akan menjadi tulisan berikutnya. Tulis di kartu kanban dan tempel di kolom back log. Ide-ide ini mungkin tidak semuanya akan menjadi tulisan dalam waktu dekat, tetapi setidaknya kita memiliki stock untuk masa depan.
Berbeda dengan konsep Scrum yang melakukan sprint dalam frame / batasan waktu tertentu, konsep Kanban tidak memiliki batasan waktu. Batasannya hanya pada kapasitas maksimum yang bisa kita progress dan yang menjadi prioritas. Jadi seandainya tulisan content tidak selesai dalam waktu lama pun tidak masalah. Kita akan dipaksa untuk memfokuskan ke satu masalah tulisan tersebut.
Kesimpulan
Konsep Kanban pernah saya pelajari di perusahaan tempat bekerja, beberapa juga kali benchmark ke Toyota dan Daihatsu tetapi sangat sulit untuk menerapkannya. Dalam suatu training disebutkan konsep TPS ini bisa diterapkan tidak saja di dunia manufacturing, tetapi juga bisa di kantor dan bahkan juga di rumah. Kemudian saya juga baru menemukan ternyata bisa juga diterapkan di dunia IT sebagai salah satu tools dalam SDLC (Software Development Life Cycle).
Ternyata secara konsep Kanban juga terbukti bisa diterapkan juga dalam manajemen content atau pekerjaan, baik yang bersifat proyek (terbatas waktu) maupun untuk rutinitas (operasional, tidak terbatas waktu). Meski saya gunakan untuk pribadi, idealnya memang sistem Kanban ini dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa orang. Tetapi itu tergantung juga besar kecilnya pekerjaan.
Semoga bermanfaat, mau diskusi boleh silahkan komen di bawah hehehe 😀
Wah ini …saya juga kepikiran mau menerapkan kanban untuk update artikel tapi baru jelas dengan adanya artikel ini baru mengetahui adanya kapasitas maksimal yang boleh dikerjakan di kolom to do dan in progress hanya 2. Yang jadi pertanyaan saya apakah jumlah 2 ini per orang dan bila timnya ada 2 orang artinya maksimal di kolom to do dan kolom in progress jadi 2 x 2?